¿Qué gastos son deducibles para pequeños negocios y autónomos en EE. UU.?

¿Qué es un gasto “ordinario y necesario” según el IRS?

El IRS permite deducir gastos que sean ordinarios (comunes y aceptados en tu industria) y necesarios (útiles y apropiados para operar). No tienen que ser indispensables, pero sí estar relacionados con la generación de ingresos. Por ejemplo, para un fotógrafo son ordinarios la cámara y la edición; para un consultor, el software y la oficina.

Categorías de gastos deducibles más comunes

1) Oficina en casa (Home Office)

Si utilizas exclusivamente un área de tu vivienda para trabajo, puedes deducir: alquiler/hipoteca (intereses), servicios, HOA, mantenimiento, internet y seguros, de manera proporcional a los pies cuadrados destinados a la oficina. Dos métodos:

• Simplificado: 5 USD por pie², hasta 300 pies² (máximo 1,500 USD).
• Real: prorrateas cada gasto del hogar según el porcentaje de uso exclusivo.

2) Equipo, mobiliario y suministros

Computadoras, cámaras, impresoras, escritorios, sillas ergonómicas, software, papelería y todo material directamente vinculado al negocio. Algunos activos pueden deducirse con Sección 179 o depreciación (incluyendo bonus depreciation si aplica).

3) Vehículo, millaje y transporte

Para visitas a clientes, entregas o eventos, deduce mediante:

• Método estándar por millaje: multiplicas las millas de negocio por la tarifa vigente del IRS.
• Método real: gasolina, mantenimiento, llantas, seguros, depreciación y peajes, prorrateados por uso.

4) Viajes, comidas y hospedaje

Boletos, hotel y transporte local cuando el motivo principal sea de negocio. Las comidas son usualmente deducibles al 50% si están directamente relacionadas con clientes o trabajo.

5) Publicidad y marketing

Deducibles al 100%: Google Ads, Facebook/Instagram Ads, SEO, diseño web, hosting, branding, tarjetas, folletos y patrocinios que promocionen tu actividad. También la producción de contenido (fotografía, video, copywriting).

6) Educación, certificaciones y membresías

Cursos, talleres, certificaciones profesionales, cuotas de asociaciones de tu industria y libros que mejoren habilidades actuales. Si cambias totalmente de campo, puede no aplicar.

7) Servicios profesionales

Honorarios de contabilidad, preparación de impuestos (PTIN/AFSP), asesoría legal, consultoría de negocios y nómina (payroll). Son gastos ordinarios y necesarios para operar correctamente.

8) Seguros

Responsabilidad civil, comercial, cibernético, equipo y, en algunos casos, seguro médico para el propietario (según estructura). Verifica reglas especiales para deducir salud en Schedule C o a nivel de entidad.

9) Banca, intereses y comisiones

Comisiones de cuentas empresariales, intereses de préstamos de negocio, tarifas de POS/plataformas (Stripe, PayPal) y cambios de divisa. Mantén separadas las finanzas personales de las del negocio.

10) Tecnología y software

SaaS de facturación, CRM, almacenamiento en la nube, edición, gestión de proyectos, suscripciones profesionales y dominios. Si el uso es mixto, asigna un porcentaje razonable.

11) Inventario y costo de ventas (COGS)

Para comercio/producción: compras, fletes, empaques, materias primas. El reconocimiento depende del método contable (cash/accrual) y del control de inventarios.

12) Reparaciones y mantenimiento

Reparaciones menores de oficina, equipo o local. Las mejoras que aumentan la vida útil podrían capitalizarse y depreciarse.

13) Licencias, permisos, tasas y suscripciones

Licencias de operación, renovaciones estatales, tasas municipales, agente registrado y membresías obligatorias para ejercer.

14) Impuestos y cuotas

Impuestos estatales/locales vinculados al negocio, sales tax no recuperable (en ciertos casos), cuotas de franquicia y aranceles. Reglas varían por estado.

15) Amortización y Sección 179

Equipos y ciertos activos pueden deducirse vía Sección 179 (gasto inmediato hasta límites) o depreciación en varios años. Consulta límites y compatibilidad con bonus depreciation.

16) Costos de arranque (startup costs)

Investigación de mercado, honorarios legales y gastos previos al inicio: puedes deducir una parte en el primer año y amortizar el resto.

Ejemplos prácticos: cómo documentar y calcular

Guarda recibos, facturas y estados de cuenta. Para millas, usa una app o bitácora; para comidas, anota fecha, lugar y propósito de negocio. Esa evidencia respalda tus deducciones ante el IRS.

Errores frecuentes que disparan auditorías

• Deducir el 100% de gastos con uso mixto (teléfono, internet, vehículo) sin prorrateo.
• Registrar comidas y viajes sin propósito de negocio claro ni comprobantes.
• Confundir mejoras (capitalizables) con reparaciones menores.
• No llevar log de millas actualizado para el vehículo.
• Mezclar cuentas personales y de negocio; dificulta la trazabilidad.

Buenas prácticas para autónomos y pymes

• Define categorías coherentes (coincidentes con Schedule C/1120S).
• Crea políticas internas simples: ¿qué se reembolsa?, ¿cómo se reporta?
• Documenta propósito de negocio en viajes y comidas.
• Evalúa Sección 179, bonus depreciation y amortizaciones con tu asesor.
• Revisa reglas estatales (algunas difieren de las federales).

Checklist de cierre fiscal

¿Cuándo pedir ayuda profesional?

Si tienes combinación de ingresos (empleo + 1099 + ventas), bienes en varios estados, inventario, depreciaciones, viajes frecuentes o aplicas home office y vehículo a la vez, la asesoría de un preparador PTIN/AFSP evita errores que pueden costar tiempo y dinero.